all blacks haka

9 passos 🔥 para ser mais produtivo no escritório em equipe

Conheça em 9 passos como (tentar) ser mais produtivo, testados por mim e pelas equipes das quais trabalhei, inspirados em GTD, Scrum, Kanban, ensinamentos de Jason Fried (CEO do Basecamp e autor dos livros Rework e Remote) e muitos outros.

1º Desligue TODAS as notificações ⚠

Visuais, sonoras e de vibração, de todos os dispositivos, exceto em serviços de real missão crítica ou follow up. Desligue tudo! TUDO!

80% as ligações que você recebe não são importantes nem urgentes*. Muitas situações urgentes se resolvem sozinhas… as que dependem da sua ação, vão realmente tomar toda sua atenção de uma forma ou de outra.

Habilite o modo não pertube do celular, que permite receber chamadas apenas na segunda tentativa. Sendo assim, se tocar, vc vai saber que a ligação é importante e urgente e portanto uma interrupção aceitável. Desligue temporariamente este modo quando vc realmente estiver esperando receber chamadas (vendas e atendimento) e reabilite o modo.

Call me later

2º Alinhamento de 15 minutos sobre impedimentos do dia anterior e desafios dos próximos dias

Transforme impedimentos em problemas aos colegas de trabalhos. Isso é um favor tanto pra ele quanto pra você mesmo.

Evite dar soluções ao colega pois isso vai reduzir a chance de desenvolvimento do seu colega e ainda vai consumir tempo de 2 pessoas em 1 única tarefa. Entregue ferramentas e caminhos para que o colega explore a solução do problema.

Se você optar por solucionar, saiba que com isso vai eliminar a tarefa da lista dele mas ele não vai eliminar tarefa da sua. Pense bem. A não ser que você seja o “Bombeiro” (entenda mais pra frente a definição de “Bombeiro” neste contexto).

No Scrum, costuma-se fazer uma reunião dessa em pé, justamente pra não relaxar e fazer rapidamente – sem small talk, climatempo e cafézinho… ☕ ☔ –err– o café eu aceito!

3º Faça uma lista de tarefas e priorize marcando:

  1. A) Delegue tarefas e follow ups
  2. B) Urgente e Importante (hoje ou esta semana)
  3. C) Importante mas não urgente  (esta semana ou semana que vem)
  4. D) Nem importante, nem urgente (próximo mês ou delegue)

Delegar em primeiro lugar evita demandas reprimidas. Urgências devem ser baseadas em prazo e tarefas importantes devem ser baseadas em impacto.

Priorize com o cliente tarefas que trazem o máximo de retorno pelo menor tempo possível. Ignore o resto das tarefas por ora ou neste sprint.

Faça de tudo para não alternar tarefas. Fique em uma até completar. Se houver muitas demandas pequenas de rápida alternância, alterações, modificações, revisões, separe períodos diários para essas tarefas ou eleja um “bombeiro” na equipe.

4º Combata interrupções como se caçam gremlins

Se você costuma ter muitas interrupções na manhã, priorize tarefas pequenas e simples nesse período e coloque tarefas mais longas e complexas a tarde. Se as interrupções acontecem a tarde, faça as tarefas mais complexas pela manhã e deixe as pequenas e de costumeira alternância a tarde.

Solicite aos colegas que interrompam somente quando tiverem com todas as tarefas impedidas e/ou alguma ser de missão crítica. Do caso contrário, anote dúvidas e tire na reunião de alinhamento.

Combata diariamente fontes de interrupção, inclusive novas fontes de notificações. Não deixe as interrupções se procriarem… corte o mal pela raíz.

5º Ferramentas de comunicação

Comunicação com cliente

  • Email = Comunicação corporativa que se transforma em tarefa no Trello
  • WhatsApp = Comunicação pessoal e introdução em vendas
  • Skype = Comunicação com demonstração
  • Trello = Definições do Projeto

Conversas curtas e realinhamentos

  • Discord (Slack ou Telegram) = interna
  • Telegram = Clientes ou interna

Gestão de projetos

  • Trello (ou basecamp) = Definições do projeto, Registro de tarefas e Sprints

CRM

  • SharpSpring (HubSpot ou PipeDrive) = funil de vendas, agenda, forecast e automação

6º Eficácia e simplicidade ⚡

Definidas as ferramentas de comunicação, abra as ferramentas de comunicação em uma nova janela (desktop, outro browser… tanto faz) e minimize (esconda). Sim, minimize! Se habitue a conferir as ferramentas 1 ou 2 vezes no máximo, na manhã ou a tarde.

Seus clientes atuais e novos se habituarão também com o tempo.

Ao abrir a ferramenta de comunicação, responda todos os contatos e arquive. Organize tarefas oriundas para execução no próximo período ou resolva já.

7ª Agenda de compromissos – cada escolha, uma renúncia.

Não vejo a hora do mundo ser totalmente remoto e digital. Enquanto este pokemon não evolui, eu faço o seguinte:

Reservo datas e horários aos compromissos externos e reuniões da semana. Eu deixo terça, quarta e quinta, das 11 as 16 livres. Bloqueio o resto para minhas tarefas.  Veja o que é melhor pra vc e dias de rodízio.

Abra exceções para boas oportunidades de relacionamento e situações de missão crítica. Mas lembre-se: haverá um “preço caro” na semana seguinte por esses compromissos, provavelmente com tarefas reprimidas. Portanto, assim que agendar este compromisso “especial”, pegue a lista de tarefas, refaça a ordem ou delegue TUDO!

8º Adote uma metodologia ágil

Scrum, Kanbam… não importa. Veja qual sistema funciona para sua equipe e negócio.

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9º “Está copiado no e-mail o assistente, o supervisor, o gerente, o siclano, o Papa…”

Ninguém sabe usar e-mail. Ou por acaso há 30 anos atrás você respondia uma carta em cima de uma carta e recebia de volta a primeira carta com a sua carta anexada pra que você possa responder a segunda carta? Sério mesmo que você não se perde?

Eleja um PO, product owner (dono do produto) ou apenas 1 contato do cliente. Ele vai ser responsável pela qualidade e informações da solicitação, bem como avaliação e validação. Pode haver um único PO redundante copiado (colega direto de trabalho) mas, de forma geral, o PO deve falar internamente com seus pares e delegar sobre o projeto e tarefas. Isso evita zilhões de caracteres inúteis em palpites e perda de tempo de todos envolvidos, lendo cópias e cópias de conversas, isso quando não se multiplicam (como gremlins) em threads diferentes. Quem nunca?

Acredite: não haverá “telefone sem fio”. Tanto você, quanto o cliente, terão mais foco no que realmente importa.

Lembre-se:

E-mail não serve para conversas, quanto menos situações urgentes. Use IM (mensageiro instantâneo) para conversas e telefone pra emergências.

IM não serve para projetos. Use outra coisa. O Trello por ex.

Seja feliz! 😁

Nada melhor do que ver sua lista de tarefas completadas e todas riscadinhas, não é mesmo? É óbvio que nem sempre é possível fazer a risca mas certamente ajuda a ter uma referência ideal de um sistema de trabalho produtivo.

Se sentir produtivo no final do dia faz muito bem e você não precisa se preocupar com trabalho quando chegar em casa. Sua família, amigos e filhos vão agradecer 🙂

Jason Fried tem um vídeo muito legal sobre “Eu não consigo trabalhar no meu trabalho”.

* requer fontes, atualizarei em breve

A foto do início do post é da equipe de rugby All Blacks fazendo o famoso haka antes de um jogo. A performance pré-jogo inspirou Jeff Sutherland, autor do livro Scrum, em estudar sobre a capacidade do ser humano em transcender.

Existe uma página muito legal sobre procrastinação no trabalho. Fonte: Psicólogo em SP Yuri Busin

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